Аудит даних
КОЛОМИЯ
Інвентаризація наборів даних, якими розпоряджається Коломийська міська рада
Автор фото: Roman Zacharij - Власна робота, Суспільне надбання (Public Domain), Посилання
1.Опис методології

Щоб зрозуміти наявність, доступність, якість, відкритість та фактичну корисність даних, а також легкість їх оприлюднення та можливі обмеження/перешкоди у цьому процесі, необхідно було провести глибинний аналіз ситуації.


Тож для оцінки вихідних умов було виконано такі завдання:


  • по-перше, спочатку ми повинні були зрозуміти, чи існують дані взагалі, у яких форматах доступні: в цифрових чи лише на папері;
  • по-друге, було досліджено якість даних: вони агреговані чи дезагреговані, на скільки деталізовані, як часто оновлюються тощо;
  • по-третє, ми мали оцінити правову та технічну відкритість наборів даних;
  • по-четверте, ми мали зрозуміти, чи дійсно ці дані є корисними для всіх існуючих зацікавлених сторін (далі - стейкхолдерів), зокрема представників органів влади самого міста та його мешканців, бізнесу, організацій громадянського суспільства;
  • по-п'яте, ми мали оцінити доцільність того, наскільки легко/складно було б відкрити дані (юридичні, політичні, технічні, інституційні). Це включає в себе структурування даних, додавання метаданих, очищення та перетворення даних у формати, які автоматично обробляються машинами, а також необхідність та зручність анонімності;
  • по-шосте, ми повинні розуміти інші не зовсім технічні наслідки відкриття даних, наприклад: потенційні втрати доходу; дані, які не можуть бути опубліковані через державну таємницю або з міркувань безпеки і т.д..
Для досягнення поставлених завдань використовувалися два методи збору інформації:
РОЗСИЛКА АНКЕТ
до кожного розпорядника інформації Коломийської міської ради та подальша обробка отриманої інформації;
ПОШУК ІНФОРМАЦІЇ
про публікацію даних на різних ресурсах в мережі Інтернет та оброблення отриманої інформації.
Після отримання всієї необхідної інформації для її обробки, зведення та представлення об'єктивних результатів використовувалися наступні критерії:
  • доступність даних;
  • власність і ліцензування;
  • форма;
  • оновлення;
  • підтримка.
1.1. Управління освіти Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Управління освіти Коломийської міської ради було виявлено набори даних, які зберігаються в електронній формі у пропрієтарному форматі DOC та як скан-копії у форматі jpeg. За своєю формою це текстові дані та скановані зображення. Вони неопубліковані. З відповідей в анкетах стало відомо, що дані оновлюються як щотижнево, так і щоквартально.

На сайті міської ради у розділі "Публічна інформація у формі відкритих даних" є посилання на 15 наборів даних управління, але посилання не працюють.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету управління не створено.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua створений кабінет управління, де можна знайти інформацію про договори та фінансові транзакції.

Отримати доступ до даних за допомогою API можливо на Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Структура управління doc не публікувався текстові щоквартально не документується, паспорт відсутній
2 Протоколи проведення олімпіад doc, скан не публікувався текстові, скани щотижнево не документується, паспорт відсутній
3 Накази, оголошення doc не публікувався текстові щотижнево не документується, паспорт відсутній
1.2. Відділ архітектури та містобудування Коломийської міської ради

Під час інвентаризації даних Відділу архітектури та містобудування Коломийської міської ради було виявлено один набір даних "Реєстр містобудівних умов та обмежень", що був опублікований на сайті міської ради у форматі HTML. За своєю формою це текстові дані. Крім того, під час інвентаризації даних було виявлено три набори, які зберігаються в електронній формі як скани та у пропрієтарному форматі XLS. Дані не опубліковані, оновлюються за потреби.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету відділу не створено.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua кабінету відділу не створено.

Отримати доступ до даних за допомогою API неможливо.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Основні положення генеральних планів населених пунктів та детальних планів територій Коломийської міської ради друковані, jpeg не публікувався текстові, скан за потребою не документується, паспорт відсутній
2 Реєстр містобудіних умов та обмежень html http://kolrada.gov.ua/department/viddil-arkhitektury-ta-mistobuduvannya/advertisements/3049/ текстові за потребою не документується, паспорт відсутній
3 Інформація про рекламні засоби на території м. Коломиї xls не публікувався структуровані за потребою не документується, паспорт відсутній
4 Перелік розповсюджувачів реклами, що отримали дозвіл на розміщення зовнішньої реклами на території м. Коломиї xls не публікувався структуровані за потребою не документується, паспорт відсутній
1.3. Відділ бухгалтерського обліку та звітності Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Відділу бухгалтерського обліку та звітності Коломийської міської ради виявлено два набори даних, які були опубліковані на Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua у форматі HTML. За своєю формою це текстові дані. Вони оновлюються щоквартально та щомісячно.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету відділу не створено.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua окремого кабінету відділу не створено, але дані публікуються в інших кабінетах Коломийської міської ради.

Є можливість отримати доступ до даних за допомогою API на Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Форма №2 звітності бюджетних установ html e-data.gov.ua текстові щоквартально не документується, паспорт відсутній
2 Перелік укладених міською радою договорів html e-data.gov.ua текстові щомісячно не документується, паспорт відсутній
1.4. Відділ земельних відносин Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Відділу земельних відносин Коломийської міської ради було виявлено один набір даних "Перелік земельних ділянок, які підлягають продажу на земельних торгах", що зберігається в друкованій формі та у пропрієтарному форматі DOC. Він неопублікований. За своєю формою це текстові дані. З відповідей на анкети вдалося з ясувати, що набір оновлюються щоквартально.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету відділу не створено.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua кабінету відділу не створено.

Отримати доступ до даних за допомогою API неможливо.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Перелік земельних ділянок, які підлягають продажу на земельних торгах doc, друковані не публікувався текстові щоквартально не документується, паспорт відсутній
1.5. Відділ інформаційної політики Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Відділу інформаційної політики Коломийської міської ради було виявлено один набір даних "Реєстр (перелік) наборів відкритих даних", що був опублікований на сайті міської ради в електронній формі у пропрієтарному форматі DOC(x). За своєю формою це текстові дані. Дані оновлюються за потреби.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету відділу не створено, але цей набір даних можна знайти у форматі DOC(x) в окремому кабінеті Коломийської міської ради http://data.gov.ua/users/4069.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua кабінету відділу не створено.

Отримати доступ до даних за допомогою API зараз можливо тільки на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Реєстр (перелік) наборів відкритих даних docx http://kolrada.gov.ua/about/vidkryti-dani.php текстові за потребою не документується, паспорт відсутній
Реєстр (перелік) наборів відкритих даних docx http://data.gov.ua/passport/fcf1cbc4-b60f-4d49-bcf6-376a250a6781 текстові за потребою на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
1.6. Відділ кадрів Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Відділу кадрів Коломийської міської ради було виявлено три набори даних, які опубліковані на сайті міської ради у форматі HTML. За своєю формою це текстові дані. Відповідно до інформації, отриманої з анкет, дані оновлюються за потреби.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету відділу не створено, але набір даних "Структура міської ради" можна знайти у форматі DOC в окремому кабінеті Коломийської міської ради http://data.gov.ua/users/4069 .

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua кабінету відділу не створено.

Отримати доступ до даних за допомогою API зараз можливо тільки на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Структура міської ради html http://kolrada.gov.ua/ текстові за потребою не документується, паспорт відсутній
2 Структура міської ради doc http://data.gov.ua/passport/3fc4483e-eb81-4e2f-ab93-fd920de7af38 текстові за потребою на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
3 Довідник телефонів html http://kolrada.gov.ua/ текстові за потребою не документується, паспорт відсутній
4 Інформація про організаційну структуру міської ради html http://kolrada.gov.ua/ текстові за потребою не документується, паспорт відсутній
1.7. Відділ культури Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Відділу культури Коломийської міської ради виявлено набори даних, опубліковані на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua у пропрієтарних форматах DOC(x), XLS, форматі PDF та архівах ZIP. Крім того, на сайті міської ради у розділі "Публічна інформація у формі відкритих даних" опубліковано 2 набори даних "Фінансова звітність відділу культури Коломийської міської ради за 2017 рік" та "Звіти про виконання паспортів бюджетних програм відділу культури Коломийської міської ради за 2017 рік". Більшість даних оновлюються щоразу із зміною даних. За формою це як текстові, так і структуровані дані. Є декілька наборів у структурованому машиночитному форматі CSV.

Слід зазначити, що відділ публікує найбільшу кількість наборів даних серед структурних підрозділів міської ради.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua створений кабінет відділу http://data.gov.ua/users/6070.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua створений кабінет відділу, де можна знайти інформацію про договори та фінансові транзакції.

Отримати доступ до даних за допомогою API можливо як на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua, так і на Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Довідник відділу культури Коломийської міської ради doc, csv http://data.gov.ua/passport/4baaaef3-7f8d-4f72-8819-351a74bf7b79 текстові, структуровані щоразу із зміною даних на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
2 Організаційна структура відділу культури Коломийської міської ради docx, csv http://data.gov.ua/passport/a8e90a4a-955a-4fc3-b660-79cb585e2b91 текстові, структуровані щоразу із зміною даних на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
3 Перелік об'єктів комунальної власності відділу культури Коломийської міської ради docx http://data.gov.ua/passport/7b540dc6-219c-4cc3-9491-26d52bd73ee7 текстові щорічно на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
4 Звіт про використання бюджетних коштів відділу культури Коломийської міської ради за ІІІ квартали 2017 року xls http://data.gov.ua/passport/ed5a195c-efe5-4b57-ae62-5a63171b1469 структуровані щоразу зі зміною даних на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
5 Річні плани закупівель xls, pdf http://data.gov.ua/passport/00f308d7-d1ea-46d0-998a-19e7f98fc763 структуровані, скани щорічно на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
6 Перелік укладених договорів doc, csv http://data.gov.ua/passport/fa5e40eb-d054-44ca-acae-093a2ca3eff0 текстові, структуровані щопівроку на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
7 Фінансова звітність відділу культури Коломийської міської ради за 2017 xls, doc http://data.gov.ua/passport/a5ccb30a-f0f2-4317-920d-de28d250cdc7 текстові, структуровані щоразу із зміною даних на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
8 Реєстр нерухомих пам'яток міста Коломиї doc не публікувався текстові щоразу із зміною даних не документується, паспорт відсутній
9 Паспорти бюджетних програм відділу культури Коломийської міської ради на 2018 рік zip, doc http://data.gov.ua/passport/27e95bb7-bffc-4d63-97e3-a268abbc7285 архівні, текстові щоразу із зміною даних на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
10 Звіти про виконання паспортів бюджетних програм відділу культури Коломийської міської ради за 2017 рік zip, doc http://data.gov.ua/passport/de96782b-4443-4b68-a70d-bdf9312aa511 архівні, текстові щорічно на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
11 Нормативи, що затверджуються відділом культури doc http://data.gov.ua/passport/1544bc48-d296-409f-97c8-7023838402d6 текстові щоразу із зміною даних на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
12 Інформація про систему обліку, види інформації, що зберігаються відділом культури doc http://data.gov.ua/passport/f0bb4555-b3e1-4987-b9d5-7d14abc4fe76 текстові щоразу із зміною даних на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
13 Звіт щодо задоволення запитів на публічну інформацію за 2017 рік csv http://data.gov.ua/passport/b5148ed0-e23f-48b4-ba52-f3c0751d60d8 структуровані щопівроку на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
14 Паспорти бюджетних програм відділу культури Коломийської міської ради за 2017 рік zip, doc http://data.gov.ua/passport/f96cebfc-7a01-48dc-bbca-c36a53bf81b1 архівні, текстові щорічно на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
1.8. Відділ молоді та спорту Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Відділу молоді та спорту Коломийської міської ради виявлено набори, які опубліковані на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua у пропрієтарному форматі XLS(x) та форматі PDF (скани). Більшість даних оновлюються за потреби. За формою дані переважно структуровані, але присутні і скани. Два з виявлених наборів даних не були опублікованими. Слід зазначити, що відділ другий за кількістю опублікованих наборів даних серед структурних підрозділів міської ради.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua створений кабінет відділу http://data.gov.ua/users/6070.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua створений кабінет відділу, де можна знайти інформацію про договори та фінансові транзакції.

Доступ до даних за допомогою API є як на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua, так і на Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua.

Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Довідник відділу молоді та спорту Коломийської міської ради xlsx http://data.gov.ua/passport/4f126dfa-ae04-4783-8a92-c7cf2185c1c1 структуровані за потребою на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
2 Інформація про організаційну структуру відділу молоді та спорту Коломийської міської ради xls не публікувався структуровані за потребою не документується, паспорт відсутній
3 Звіти про використання бюджетних коштів відділу молоді та спорту Коломийської міської ради xls не публікувався структуровані за потребою не документується, паспорт відсутній
4 Перелік укладених договорів відділом молоді та спорту Коломийської міської ради html e-data.gov.ua текстові за потребою не документується, паспорт відсутній
5 Довідник Комплексної дитячо-юнацької спортивної школи м Коломиї xlsx http://data.gov.ua/passport/66e7a8fe-ee5e-4810-bd39-40b92d51f205 структуровані за потребою на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
6 Річний план закупівель та додаток до річного плану закупівель на 2018 рік xls http://data.gov.ua/passport/6550c41b-2ab0-4ccd-aec6-62c380fa5e8a структуровані за потребою на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
7 Паспорти бюджетних програм на 2018 рік pdf http://data.gov.ua/passport/dfde17c1-a1e8-4b08-8d16-0b4f86b13584 скани за потребою на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
8 Звіти про виконання паспортів бюджетних програм за 2017 рік pdf http://data.gov.ua/passport/b1b2d274-e078-4e3c-b099-23ae1de1b10e скани за потребою на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
9 Зміни до додатку до річного плану закупівель на 2018 рік xls http://data.gov.ua/passport/c10359a0-72a2-420c-ac01-e27826a6f453 структуровані за потребою на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
1.9. Департамент соціальної політики Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Департаменту соціальної політики Коломийської міської ради виявлено один набір, опублікований у форматі HTML на офіційному сайті міської ради. Крім того, під час інвентаризації було виявлено три набори даних, що зберігаються в пропрієтарному форматі DOC і неопубліковані. За своєю формою це текстові дані. Відповідно до інформації з анкет, набори оновлюються щоразу зі зміною даних.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету департаменту не створено.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua створений кабінет департаменту, де можна знайти інформацію про договори та фінансові транзакції.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua можливо отримати доступ до даних за допомогою API.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Телефонний довідник департаменту соціальної політики html http://kolrada.gov.ua/ текстові щоразу зі зміною даних не документується, паспорт відсутній
2 Інформація щодо посадових осіб департаменту соціальної політики, відповідальних за процедуру встановлення статусу особи, яка постраждала від торгівлі людьми doc не публікувався текстові щоразу зі зміною даних не документується, паспорт відсутній
3 Громадські організації міста Коломиїі, які надають допомогу особам, що постраждали від торгівлі людьми doc не публікувався текстові щоразу зі зміною даних не документується, паспорт відсутній
4 Контактні дані керівників Єдиного центру надання реабілітаційних та соціальних послуг міста Коломиї doc не публікувався текстові щоразу зі зміною даних не документується, паспорт відсутній
1.10. Загальний відділ Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Загального відділу Коломийської міської ради виявлено два набори даних, які опубліковані у форматі HTML на офіційному сайті міської ради. Крім того, під час інвентаризації виявлено один набір даних, що зберігається в пропрієтарному форматі DOC і неопублікований. За своєю формою це текстові дані. За наданими відповідями з анкет набори даних оновлюються щорічно та у разі потреби.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету відділу не створено.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua кабінету відділу не створено.

Отримати доступ до даних за допомогою API неможливо.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Номенклатура справ за 2017 рік doc не публікувався текстові щорічно не документується, паспорт відсутній
2 Регламент виконавчого комітету Коломийської міської ради сьомого демократичного скликання html http://kolrada.gov.ua/ текстові у разі потреби не документується, паспорт відсутній
3 Правові акти, що підлягають оприлюдненню відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" (розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету) html http://kolrada.gov.ua/ текстові у разі потреби не документується, паспорт відсутній
1.11. Організаційний відділ Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Організаційного відділу Коломийської міської ради було виявлено два набори даних, які були опубліковані у форматі HTML на офіційному сайті міської ради. За своєю формою це текстові дані. За наданими відповідями з анкет набори даних оновлюються постійно та у разі потреби.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету відділу не створено.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua кабінету відділу не створено.

Отримати доступ до даних за допомогою API неможливо.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Регламент виконавчого комітету Коломийської міської ради сьомого демократичного скликання html http://kolrada.gov.ua/ текстові у разі потреби не документується, паспорт відсутній
2 Рішення Коломийської міської ради html http://kolrada.gov.ua/ текстові постійно не документується, паспорт відсутній
1.12. Відділ управління комунальним майном Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Відділу управління комунальним майном Коломийської міської ради виявлено два набори даних, які були опубліковані у форматі XLS(x) на офіційному сайті міської ради. Крім того, є три набори даних, які зберігаються в пропрієтарному форматі DOC і не були опубліковані. За своєю формою опубліковані дані - структуровані, а неопубліковані - текстові. За наданими відповідями з анкет набори даних оновлюються щоразу зі зміною даних та у разі потреби.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету відділу не створено.

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua створений кабінет відділу, де можна знайти інформацію про договори та фінансові транзакції.

Отримати доступ до даних за допомогою API можливо на Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Довідник структурного підрозділу, підпорядкованих йому організацій у тому числі їхніх телефонів та адрес друковані, doc не публікувався текстові у разі потреби не документується, паспорт відсутній
2 Реєстр (перелік) наборів відкритих даних, які оприлюднюються структурним підрозділом друковані, doc не публікувався текстові щоразу зі зміною даних не документується, паспорт відсутній
3 Інформація про організаційну структуру структурного підрозділу друковані, doc не публікувався текстові щоразу зі зміною даних не документується, паспорт відсутній
4 Перелік майна підприємств, установ, організацій, яке належить до комунальної власності м. Коломиї xlsx http://kolrada.gov.ua/department/viddil-upravlinnya-komunalnim-maynom/zvity/2914/ структуровані щоразу зі зміною даних не документується, паспорт відсутній
5 Перелік майна підприємств, установ, організацій, яке належить до комунальної власності м. Коломиї (додаток2) xlsx http://kolrada.gov.ua/department/viddil-upravlinnya-komunalnim-maynom/zvity/2914/ структуровані щоразу зі зміною даних не документується, паспорт відсутній
1.13. Управління надання адміністративних послуг Коломийської міської ради
Під час інвентаризації даних Управління надання адміністративних послуг Коломийської міської ради було виявлено один набір даних, що опублікований на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua у пропрієтарному форматі DOC. За своєю формою це текстові дані. За інформацією з анкет дані оновлюються за потребою.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua кабінету управління не створено, але набір даних "Перелік адміністративних послуг, інформаційні картки адміністративних послуг та бланки заяв, необхідних для звернення щодо надання адміністративних послуг" можна знайти у форматі DOC в окремому кабінеті Коломийської міської ради http://data.gov.ua/users/4069 .

На Єдиному веб-порталі використання публічних фінансів e-data.gov.ua кабінету управління не створено.

Отримати доступ до даних за допомогою API зараз можливо тільки на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua.
Назва набору даних Формат Де публікується (за анкетами) Форма Оновлення Підтримка
1 Перелік адміністративних послуг, інформаційні картки адміністративних послуг та бланки заяв, необхідних для звернення щодо надання адміністративних послуг doc http://data.gov.ua/passport/12d9badb-ca52-48cd-9d34-2dbb42312544 текстові за потреби на data.gov.ua доступний для завантаження паспорт набору даних у CSV
2. Загальні результати інвентаризації даних м. Коломия
2.1. Результати та рекомендації за критерієм "доступність даних"
Під час інвентаризації інформації на предмет її відповідності критерію "доступність даних" використовувалися наступні питання:

● чи існують дані взагалі?
● чи доступні дані в цифрових форматах?
● дані вже оприлюднені? якщо так, то де?
● як можна отримати доступ до даних? чи застосовується прикладний програмний інтерфейс API?
● в якому форматі публікуються дані: CSV, JSON, PDF?
Загалом під час інвентаризації даних виявлено 54 набори даних тринадцяти структурних підрозділів Коломийської міської ради.

Більшість наборів зберігаються виключно в електронному вигляді - 57,5%, але велика частка наборів даних одночасно дублюються і в паперовому вигляді - 40,0%. Виключно на папері існують 2,5% наборів даних (див. мал.1).

Мал.1. У якому вигляді зберігається інформація: в електронному чи паперовому?
Рекомендація I
Поступово відмовлятися від застарілих (паперових) методів зберігання інформації. У майбутньому це дозволить як уникнути дублювання інформації, так і оптимізує весь процес збору та обробки даних у міській раді. Найкращим технічним рішенням для цього є впровадження в роботу міської ради системи електронного документообігу (СЕД) з можливістю збереження даних у виділеному файлосховищі. Або - створення єдиного захищеного хмарного сховища збереження даних з різними правами доступу. Ця рекомендація пов'язана не тільки зі збереженням даних, а й загалом із розвитком ІКТ-інфраструктури міської ради.
Більшість наборів даних Коломийська міська рада зберігає на власних інформаційних ресурсах - 87,5%. Слід зазначити, що 52,5% цих даних вже оприлюднювалися на різних веб-платформах (веб-сайт міської ради, єдиний державний портал відкритих даних, інші ресурси). Щодо форматів, то більшість даних зберігаються у пропрієтарних форматах (захищених авторським правом) від корпорації Microsoft - doc (54,7%) та xls (26,4%).

Мал. 2. Формати, в яких зберігаються дані Коломийської міської ради.
Дуже велика кількість даних зберігається в друкованому вигляді (15,1%). Незначна кількість даних зберігається в форматі pdf (1,9%) та форматі jpeg (1,9%).

На мал.2 представлені формати, в яких зараз зберігаються дані Коломийської міської ради.
Додамо, що формати зберігання даних та формати, у яких опубліковані дані - це різні речі. Вони можуть суттєво відрізнятися.
Щодо публікації даних, то більшість наборів Коломийської міської ради публікуються в пропрієтарних форматах (захищених авторським правом) від корпорації Microsoft - doc(x) (31,1%), xls(x) (20%). Значна частина даних публікується як звичайна текстова інформація в форматі html на веб-сайтах міської ради та інших веб-ресурсах - 26,7%. На мал.3 представлені формати, які використовувалися для оприлюднення Коломийською міською радою.

Мал.3. Формати, які використовувалися для оприлюднення Коломийською міською радою.
Слід зазначити, що в машиночитному форматі csv вже оприлюнено 8,9% наборів даних, які були розглянуті під час інвентаризації.
Серед інших форматів, що використовуються для публікації наборів даних також слід зазначити пропрієтарний формат від компанії Adobe pdf (6,7%) - це переважно скановані документи. Серед архівних форматів використовується формат zip (6,7%).
Рекомендація II
Перш за все, щоб забезпечити максимально зручне використання даних для повторного використання, дані мають бути доступними у відкритому (непропрієтарному), машиночитному форматі. Це не тільки полегшує обробку та аналіз кожного набору даних, але також підтримує інтеграцію кількох наборів даних. На сьогодні найбільш поширеною є класифікація відкритих даних "5 зірок Open Data", в якій якість даних та рівень відкритості визначається кількістю зірок від 1 до 5.

5 зірок Open Data

* доступні в Інтернеті (незалежно від формату), але з відкритою ліцензією. Під цю класифікацію підпадає файл в форматі pdf або інша (сканована) копія документу.

** доступні як машиночитні структуровані дані (наприклад, Excel, а не скановане зображення).

*** доступні як дані, що представлені у відомих, добре описаних відкритих структурованих форматах (наприклад, CSV, JSON, XML, YAML) і їх автоматизована обробка не потребує від користувача особливих ліцензій та додаткової плати. До відкритих форматів також відносяться пов'язані дані (HTML+RDF) з узгодженою розміткою елементів в атрибутах або текстові файли таблиць, поля яких розділені табуляцією, комами, крапками з комою або іншими символами.

**** все вищевказане + дані у відкритих стандартах з W3C (RDF і SPARQL). Це дає змогу отримувати тільки потрібну інформацію, актуальну на момент запиту, заощаджує ресурси та час користувача.

***** все вищевказане + набори відкритих даних, пов'язаних між собою і таких, що представляють собою семантичну мережу, що постійно оновлюється й змінюється відповідно до сучасних запитів.

Дані Коломийської міської ради при публікації повинні бути як мінімум 3-зірковими, а це означає, що вони мають бути пов'язані з відкритою ліцензією, бути машиночитними та непропрієтарними. CSV є одним з найбільш широко розповсюджених та прийнятних форматів для публікації відкритих даних. Дані також можуть бути доступними і в інших форматах. Крім того, багато сучасних програмних засобів можуть безпосередньо експортувати дані у форматі CSV або використовуватись для експорту результатів запитів бази даних SQL як CSV. Електронні таблиці Excel також можна експортувати як CSV. Цей формат орієнтований на повторне використання.
Як вже зазначалось раніше, серед методів інвентаризації даних використовувався пошук інформації про публікацію даних на різних ресурсах в мережі Інтернет та оброблення отриманої інформації.

Отже, дані Коломийської міської ради можна знайти на сайті Коломийської міської ради www.kolrada.gov.ua і на Єдиному державному порталі відкритих даних www.data.gov.ua. Крім того, деякі набори публікуються на порталі публічних коштів - e-data.gov.ua.

Дані на сайті Коломийської міської ради переважно знаходяться в окремому розділі "Публічна інформація у формі відкритих даних" , але розділ знаходиться у стадії наповнення і багатьох наборів ще бракує.

На Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua свої кабінети створили та публікують дані лише відділ культури та відділ молоді та спорту. Крім того, створений окремий кабінет Коломийської міської ради http://data.gov.ua/users/4069, де опубліковано три набори даних.

Щодо публікації наборів даних на порталі e-data.gov.ua, то власні кабінети мають 11 розпорядників інформації.

Не створили кабінети на e-data.gov.ua управління економіки, відділ архітектури та містобудування, управління архітектури, містобудування та капітального будівництва Коломийської міської ради.
Щодо доступу до даних, а саме: можливість "забрати" дані за допомогою API, - це можливо тільки до наборів даних, які розміщені на data.gov.ua та e-data.gov.ua. На веб-сайті Коломийської міської ради "забрати" дані за допомогою API неможливо.
Рекомендація III
Треба оптимізувати та стандартизувати сам процес підготовки до публікації наборів даних усіх розпорядників інформації Коломийської міської ради. Не потрібна велика кількість працівників, на яких покладені обов'язки щодо підготовки до публікації наборів даних. Це призводить до плутаними, дублювання інформації та її публікації у неструктурованому вигляді, що провокує низьку якість інформації, яка публікується. На першому етапі достатньо створити ієрархічну організаційну схему підготовки наборів даних до публікації: одна відповідальна особа у структурному підрозділі готує відповідні набори даних до публікації і подає їх до єдиного відповідального за публікацію інформації у формі відкритих даних на веб-ресурсах Коломийської міської ради.

Важливо, щоб дані були опубліковані вчасно, а їх цінність та їх доступність для найбільш широких кіл користувачів збережена.

Якщо дані постійно змінюються і формуються в режимі реального часу чи он-лайн, то такі набори бажано не оприлюднювати у вигляді файлів, а надавати доступ через інтерфейс прикладного програмування (API) з відповідним описом такого інтерфейсу. Тому на другому етапі оптимізації та стандартизації процесу підготовки до публікації наборів даних усіх розпорядників інформації Коломийська міська рада повинна розглянути питання щодо впровадження API. Звичайно, перед створенням нового API треба співпрацювати з потенційними користувачами та надавати повну супровідну документацію.
2.2. Результати та рекомендації за критерієм "власність і ліцензування"
Під час інвентаризації наборів даних за критерієм "Власність і ліцензування" використовувалися наступні питання:

● хто володіє даними?
● хто публікує дані?
● під якою ліцензією публікуються дані?
● це персональні дані? чи є дані анонімізованими?

Так, з'ясовано, що даними володіють самі розпорядники інформації. Публікують дані посадові особи, які відповідальні за підготовку та оприлюднення публічної інформації у формі відкритих даних (згідно внутрішніх розпоряджень чи наказів).

Інформація про те під якою ліцензією публікуються дані не була отримана, але під час інвентаризації з'ясовано, що вся інформація буде доступна на безкоштовній основі.

Тобто, будь-яка особа може вільно копіювати, публікувати, поширювати, використовувати, у тому числі в комерційних цілях, у поєднанні з іншою інформацією або шляхом включення до складу власного продукту, публічну інформацію у формі відкритих даних з обов'язковим посиланням на джерело отримання такої інформації.

Щодо персональних даних, то під час інвентаризації даних з'ясовано, що дані не містять персональні дані.

Тільки один набір даних "Основні положення генеральних планів населених пунктів та детальних планів територій Коломийської міської ради" за типом інформації є, згідно з анкетами, з грифом ДСК - для службового користування.
Рекомендація IV
Рекомендуємо вказати під якою відкритою ліцензією публікуються дані Коломийської міської ради.

Для чого це потрібно?

Треба розуміти, що якщо дані публікуються як відкриті, то вони за замовченням можуть вільно використовуватися, у тому числі для комерційного використання. Пов'язання відкритої ліцензії з відкритими даними є необхідним для забезпечення правового підґрунтя для потенційного повторного використання даних. Це потрібно для користувачів даних (окремих осіб, організацій, компаній), які бажають використовувати і будувати сервіси на основі публічних даних. Якщо жодна ліцензія не вказана, кожен користувач даних повинен (може) звернутися до видавця даних у кожному окремому випадку.

Рекомендована ліцензія - це Open Data Commons або Creative Commons.

Ці безкоштовні та прості у використанні ліцензії на авторські права надають простий, стандартизований спосіб надання суспільству дозволу на обмін та використання вашої творчої роботи - за вашими умовами. Ліцензії Creative Commons дозволяють вам легко змінити ваші умови користування за замовчуванням "усі права захищені" на "деякі права захищені". Ліцензії Creative Commons не є альтернативою авторському праву. Вони працюють разом із авторським правом і дають змогу змінювати ваші авторські права, щоб вони найкраще відповідали вашим потребам.
2.3. Результати та рекомендації за критерієм "форма"
Під час інвентаризації наборів даних за критерієм "форма" використовувалися наступні питання:
● як обробляються дані?
● дані існують в необробленій чи зведеній формі?
На підставі аналізу наявних матеріалів з'ясовано, що текстові дані обробляються здебільшого за допомогою текстового редактора Microsoft Word, а структуровані дані - за допомогою табличного редактора (процесора) Microsoft Excel. Здебільшого структуровані дані представлені в зведеній формі, тобто вони переважно агреговані (сукупні) – це різні звіти або показники. Іноді можна отримати деякі дані розокремленими (дезагрегованими).
Рекомендація V
Рекомендується для обробки даних в табличній формі використовувати не тільки табличний процесор Microsoft Excel та формат XLS.

Звісно, XLS найбільш відомий та зручний. Його легко створити та можна прочитати у більшості табличних редакторів. Проте формат даних XLS перестає бути машиночитним, якщо порушена структура рядків і стовпців (заголовки замість рядків таблиці, об'єднані комірки тощо). Такі дані не можна конвертувати у рекомендований формат CSV, а у разі оприлюднення у форматі XLS такі дані не дозволяють автоматичну машинну обробку. Це значно знижує їх якість та доступність.

Ще одне обмеження формату даних XLS полягає в тому, що табличний редактор Microsoft Excel не зовсім коректно зберігає дані у CSV.

Microsoft Excel за замовчуванням зберігає CSV у кодуванні операційної системи Windows, з розділювачем ";" і комами замість крапок в нецілих числах.

Найкраще табличний редактор Microsoft Excel використовувати, коли треба зберегти дані у форматі XLS.

В той же час, добре зберігаються дані у форматах CSV за допомогою табличного процесора LibreOffice Calc. Чудово зберігає дані у форматі CSV хмарний сервіс від Google, - Google sheets, - та безкоштовний програмний застосунок OpenRefine.

Рекомендується для публікації даних також використовувати формат даних JSON. Він ієрархічний і дозволяє вийти за межі структури колонок і рядків.

Формат JSON можна прочитати в більшості програмних застосунків. Він чудово підходить для передачі даних в мережі Інтернет, зокрема через інтерфейс прикладного програмування (АРІ). З назви випливає, що JSON оптимальний для роботи з Java Script. Маєте великий ієрархічний масив даних – обирайте JSON. Завдяки ієрархічній структурі такі формати дозволяють зменшити розмір файлу з ієрархічними даними.

Незважаючи на те, що JSON відносно легко читати і редагувати людині, цей формат даних краще створювати машинним шляхом. Наприклад, багато баз даних дозволяють експортувати дані у JSON, втім - як і в інші відкриті формати. Якщо редагувати JSON вручну, перед публікацією варто перевірити файл на наявність помилок. Для цього є багато безкоштовних сервісів, деякі з них дозволяють зручно редагувати файл. Дані в JSON мають бути у кодуванні UTF-8, аби не спотворити символи і щоб файл легко було прочитати на інших комп'ютерах.
Рекомендація VI
Щодо оприлюднення занадто агрегованих (сукупних) даних.

Суттю відкритих даних, зокрема, є оприлюднення дезагрегованих, «сирих», первинних наборів даних – на тому рівні деталізації, на якому ці дані накопичуються у розпорядника (тобто всі можливі транзакції, записи тощо), які у подальшому можуть бути легко та автоматизовано оброблені й проаналізовані, агреговані у певну статистику, поєднані у певний сервіс тощо.

Таким чином, при оприлюдненні даних розпорядник інформації не повинен навмисно або ненавмисно агрегувати дані з метою демонстрації певної статистки, а навпаки, має оприлюднювати дані без попередньої обробки (крім випадків конвертації у визначений формат та деперсоніфікації).
2.4. Результати та рекомендації за критерієм "оновлення"
Під час інвентаризації наборів даних за критерієм "оновлення" використовувалися наступні питання:
● наскільки дані сучасні? як регулярно вони оновлюються?
Під час інвентаризації даних було важливо з'ясувати, наскільки дані сучасні. На підставі аналізу наявних матеріалів з'ясовано, що більшість даних оновлюється у разі потреби 44,4%; щоразу зі зміною даних оновлення стосується 29,6% інформації; щоквартально оновлюється 5,6 % даних; щомісячно оновлюється 1,9 % даних (див. Мал. 5). Початок періоду, за який були оприлюднені дані, відрізняється. Так, найстаріші опубліковані дані датуються 2006 роком, а останні дані опубліковані в січні-лютому 2018 року.

Мал. 5. Як часто оновлюють дані?
Рекомендація VII
Відповідно до Постанови КМУ №835 від 21.10.2015 р. "Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних" розпорядник інформації самостійно визначає періодичність оновлення наборів даних, які перебувають у його володінні та оприлюднюються, якщо інше не передбачено законодавством. Може встановлюватися така періодичність оновлення наборів даних: більше одного разу на день; щодня; щотижня; щомісяця; щокварталу; кожні півроку; щороку; щоразу із зміною даних.

Рекомендується для наборів даних, які оновлюються періодично, визначити критерії, за яким відбуватиметься групування: дата, місяць, скликання (для депутатів) тощо. Цей критерій має бути чітко описаний в паспорті даних, а назви файлів повинні містити цей критерій.

Якщо набір даних містить інформацію, зміна якої відбувається досить рідко і нерегулярно, дані повинні оновлюватись кожен раз, коли відбувається така зміна.

Якщо набір даних містить інформацію про показники чи транзакції, що змінюються чи доповнюються з однаковою регулярністю, то викладення цих даних повинно прив'язуватись до цього періоду.

Якщо кількість даних за певний час є великою, то варто розділити її на менші кратні проміжки (тижні, дні). І, навпаки, якщо кількість даних за певний період мала, то можна збільшувати цей проміжок.

Якщо кількість даних є великою, зміни постійні і з непередбачуваною періодичністю (дані оновлюються в режимі реального часі), то потрібно забезпечити доступ до даних у вигляді API для того, щоб була змога завжди отримати актуальні дані. Архіви даних можуть також публікуватись з певною періодичністю, але із зазначенням того, що вони є актуальними на певний момент часу.
Рекомендація VIII
Рекомендації щодо якості даних можуть бути достатньо простими. Перш за все, ці рекомендації стосуються наборів, що публікуються у табличній формі.

Отже, щоб робота з даними була зручною для всіх користувачів даних, потрібно дотримуватись кількох правил.

Практично всі розпорядники інформації користуються операційною системою Windows й зберігають файли та тексти з кодуванням Windows-1251, яке часто є несумісним з іншими програмними засобами та операційними системами. Тому перед оприлюдненням даних відповідальні особи мають переконатись, що файли збережені у кодуванні UTF-8.

В іншому випадку є ризик, що користувачі не зможуть переглянути оприлюднені набори.

Дуже часто в органах влади дані обробляються в реляційних базах (це набір таблиць, між якими встановлені зв'язки за допомогою числових кодів). Експортування даних з таких баз для подальшого оприлюднення може мати два підходи:

- експортування даних різних таблиць в один файл, наприклад csv;

- експортування даних з кожної таблиці в окремий файл. Тобто, набір складається з декількох файлів, які будуть мати один паспорт.

Рекомендованим є другий підхід, адже у разі експорту даних у декілька файлів відповідно до кількості таблиць, такий набір матиме малу збитковість, менший фінальний обсяг, простішу перевірку на цілісність, готовність до доступу через API.

При оприлюднені такого набору даних структура та призначення кожного файлу повинні бути описані окремо. Якщо розмір хоча б одного файлу великий, то допускається публікація всіх файлів у вигляді одного архівного файлу (але з детальним описом всіх файлів).

Архівація наборів даних необхідна для зменшення обсягів цих даних та, відповідно, необхідних ресурсів для зберігання оприлюднених даних на порталі, а також з метою зменшення трафіку при завантаженні цих наборів даних кінцевими споживачами.

Архівація текстових даних може зменшити розміри файлів до 90%. Word/Excel/PDF дані можуть стискатись в середньому на 10-60%. Зображення майже не стискаються (лише на 1-3%).

Архівувати потрібно:

- історичні дані (наприклад, за попередній рік чи десятиліття);
- усі файли набору, що мають розмір більше 50 МБ;
- застарілі версії, якщо є доступ до оновлених наборів відкритих даних;
- якщо публікується багатотомний набір, тоді рекомендується не копіювати і зберігати в одному архіві всі томи.

Архівувати набори даних потрібно у форматах zip/7z, що є кросплатформними та не вимагають платних програм для деархівації. Рекомендується використовувати програму 7-zip для операційної системи Windows та вбудовані засоби - для інших операційних систем.
2.5. Результати та рекомендації за критерієм "підтримка"
Під час інвентаризації наборів даних за критерієм "підтримка" використовувалися наступні питання:
- як документується набір даних?
На підставі аналізу наявних матеріалів з'ясовано: якщо дані публікуються на Єдиному державному порталі відкритих даних data.gov.ua, то для них доступний паспорт набору у форматі CSV (59,5%). Набори даних на сайті міської ради не мають жодного паспорту.

Тобто, 40,5% опублікованих даних Коломийської міської ради не мають паспортів і незрозуміло як вони документуються та як ці дані підтримуються далі.

Мал. 6. Як документуються набори даних?
Рекомендація IX
Рекомендується дотримуватись вказівок щодо документування наборів даних відповідно до Постанови КМУ №835 від 21.10.2015 р. "Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних".

Так, на сторінці кожного набору треба розмістити паспорт. Він повинен містити такі елементи:

- ідентифікаційний номер набору даних;
- найменування набору даних (до 254 символів);
- стислий опис змісту набору даних (до 4000 символів);
- відомості про мову інформації, яка міститься у наборі даних;
- формат (формати), в якому доступний набір даних;
- формат стиснення набору даних (за наявності такого стиснення);
- дату і час першого оприлюднення набору даних;
- дату і час внесення останніх змін до набору даних;
- дату актуальності даних;
- періодичність оновлення набору даних;
- ключові слова, які відображають основний зміст набору даних;
- гіперпосилання на набір даних (електронний документ для завантаження або інтерфейс прикладного програмування);
- гіперпосилання на структуру набору даних (електронний документ для завантаження або інтерфейс прикладного програмування);
- відомості про розпорядника інформації, у володінні якого перебуває набір даних;
- відомості про особу, яка відповідає за оприлюднення інформації згідно із Законом України "Про доступ до публічної інформації" та адресу її електронної пошти.

Паспорт набору даних може також містити гіперпосилання на попередні версії набору даних, номери цих версій, а також інші елементи.

Структура набору даних включає опис складу (елементів) набору даних, їх формат, параметри та призначення. Структура набору даних оприлюднюється у форматах XSD, JSON, CSV або інших аналогічних форматах.